Czym jest outsourcing?

      Outsourcing Księgowości i Finansów
      Outsourcing Kadr i Płac

Outsourcing (outsider resorce using) w dosłownym tłumaczeniu na język polski jest "wykorzystywaniem zasobów zewnętrznych". Termin ten jest trudny do przetłumaczenia na język polski, jednak najbardziej trafnym określeniem tego jest obsługa zewnętrzna. Skrót ten najbardziej oddaje sens procesu gospodarczego, jakim jest " outsourcing" w warunkach polskiej gospodarki.

Jest to nowoczesna forma stosowana na całym świecie przez firmy o różnym profilu działalności i różnych rozmiarach. Jako nowa koncepcja zarządzania pojawił się w Stanach Zjednoczonych w latach siedemdziesiątych, na nasz polski grunt forma ta przeniosła się w latach dziewięćdziesiątych, dynamicznie rozwijając się.

Outsourcing gwarantuje wykonanie danych usług po niższym koszcie, za to z gwarancją lepszej jakości, stanowi on drogę do obniżki kosztów, gdyż utrzymywanie małych, mało profesjonalnych działów zajmujących się działalnością pomocniczą jest często bardziej kosztowne i nie gwarantuje odpowiedniej jakości usług, przy równoczesnym rozbudowaniu struktury organizacyjnej firmy.

Firma ma się skupić na swojej podstawowej działalności i w nią inwestować swoje wolne zasoby.

Dostawcy usług zewnętrznych inwestują w nowoczesne technologie, zasoby ludzkie oraz zdobywają doświadczenie, które w pełni pozwala im spełniać profesjonalna obsługę klientów. Z tego korzystają klienci unikając w ten sposób kosztów i ryzyka związanego z niezbędnymi inwestycjami w obliczu zmieniającego się prawa i technologii.

Dzięki korzystaniu z usług firm zewnętrznych, przedsiębiorstwa stają się bardziej elastyczne. Dzięki współpracy z wysokiej klasy specjalistami mają dostęp do wszystkich rynkowych nowinek, a zmiany w prawie czy przepisach, nie wymagają kosztownego szkolenia personelu. Prowadzi to do zwiększenia wydajności i podniesienia jakości usług. Wynajęcie kadry z zewnątrz oznacza wynajęcie specjalistów w danej dziedzinie oraz zaangażowanie całego potencjału firmy w podstawową działalność, bez konieczności utrzymywania działów niezwiązanych bezpośrednio z jej profilem.

Dlaczego obsługa zewnętrzna w doradztwie podatkowym i księgowości?
 
Obecnie większość firm, zwłaszcza te, które obowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych borykają się z problemami z zakresu rachunkowości, prawa podatkowego i prawa pracy, ma to oczywiście związek z niejednoznacznym i często zmieniającym się prawem podatkowym. Niestety nawet najlepszy księgowy w firmie mimo dokształcania się i licznych szkoleń nie jest w stanie choćby z braku czasu ogarnąć całościowo problemów z zakresu rachunkowości i podatków.

I tu pojawia się ryzyko wystąpienia błędów czego przyczyną jest zła interpretacja prawa. Skutek tej decyzji jest dotkliwy w momencie weryfikowania ksiąg przez urząd skarbowy, wówczas cała odpowiedzialność za błędy działu spoczywa na zarządzie lub właścicielu przedsiębiorstwa.

Kierownictwo firmy powinno się skupić na podstawowej działalności a budowanie wewnętrznego działu księgowości może być kosztowne tym bardziej, iż firmy szybko się dziś rozrastają i mogą wystąpić problemy z dopasowaniem się do rzeczywistości.

Jednym z głównych problemów nękających nas wszystkich jest bardzo częsta zmiana przepisów podatkowych jak i tych dotyczących rachunkowości i tu pojawia się kolejne
niebezpieczeństwo to, iż najlepsi pracownicy od spraw podatkowych i i z działu księgowości mogą odejść w każdej chwili.

Outsourscing zapewnia ograniczenie inwestycji, bowiem nie musisz inwestować w infrastrukturę księgowości i kadr.

Zapewnia kontrolę, bowiem często w firmach nie ma wystarczających wewnętrznych służb kontroli finansowo -podatkowo-księgowej i czasami błędy wykrywa audyt o ile go przeprowadzasz, w najgorszym przypadku błędy wykryje ci kontrola z urzędu skarbowego.

Główne korzyści korzystania z obsługi zewnętrznej:

Oceniając oszczędności z powodu przekazania prowadzenia księgowości zewnętrznej firmie należy porównać z kosztami utrzymania działu księgowości biorąc pod uwagę:
 
- Wynagrodzenia pracowników księgowości brutto,
- Premie, nadgodziny, dodatki,
- Wpłaty na ZFŚS,
- ZUS pracodawcy,
- Wynagrodzenie za okres urlopów pracowników księgowości - 26 dni w roku,
- Płatne przez pracodawcę dni nieobecności z powodu choroby - do 35 dni w roku,
- Szkolenia pracowników księgowości,
- Stanowiska pracy działu finansowo-księgowego - sprzęt komputerowy, specjalistyczne    oprogramowanie finansowo-księgowe, oprogramowanie biurowe,
- Koszty obsługi informatycznej,
- Materiały biurowe - papier do drukarek, ksero, segregatory itp.
- Prenumerata pism dotyczących podatków i rachunkowości,
- Czynsz za najmowane pomieszczenia, koszty zużycia różnych mediów,

Istnieje również ryzyko wynikające z ewentualnych błędów własnego działu czego konsekwencją są odsetki , sankcje i kary nałożone na firmę.

ALE TO NIE WSZYSTKO:

- Dostęp do specjalistycznej wiedzy z zakresu rachunkowości, kadr i płac oraz    zmieniających się regulacji prawnych,
- Oszczędność czasu,
- Możliwość skupienia się na podstawowej działalności firmy poprzez ograniczenie    administracji i kosztów,
- Gwarantuje dyskrecję, całkowitą poufność i ochronę danych osobowych klientów,
- Zapewnia większą dyscyplinę finansową,
- Odpowiedzialność za prawidłowość prowadzenia działań przejęta zostaje przez firmę    zewnętrzną.